マイクロソフトのオフィスソフトを使って年賀状を作成する。

  • はがきの宛名面の作成
  • 文面の作成
  • 印刷

ということになります。

宛名面の作成

 

手順

一番初めにすることは、

エクセルで住所録を作成する。

エクセルで作成した住所録ファイルを利用して、

ワードで宛名面を作成する方法を紹介します。

以下は
ワードで実践。

１．「はがき宛名面印刷ウィザード」を実行する。

２．項目とフィールドの対応を修正する。

３．フィールドを追加する。

４．印刷しない宛名を除外する。

５．はがきに宛名を印刷する。

 

以下は

宛名作成のための練習用の住所録のサンプルです。

データは実在のものではありません。
住所録のデータを「はがきの宛名面印刷ウィザード」で読み込み、

はがきに印刷することになります。

住所録の作成には幾つか押さえる決まりがあります。

エクセルの住所録の作成の仕方については、

別の機会に投稿記事にしたいと思います。

氏 名 敬称1 連名 敬称2 郵便番号 住所（※フィクションです） 住所2（※フィクションです）
志村 美里 様 615-8246 京都府京都市西京区京都大学柱 9261
野中 水泉 様 041-0824 北海道函館市西桔梗町 6300
江口 一馬 様 花子 様 816-0811 福岡県春日市春日公園 36894
亀井 三起 様 838-0125 福岡県小郡市二タ 4-13-7
竹下 久哉 様 929-0224 石川県白山市美川中町 9-15-1
甲斐 清名 様 018-1744 秋田県南秋田郡五城目町神明前 8-12-2
平岡 理平 様 香 様 667-0051 兵庫県養父市八鹿町石原 7-7-6-10階
永井 季雄 様 507-0843 岐阜県多治見市常盤町 8804
永田 幸四郎 様 571-0045 大阪府門真市殿島町 2640
森山 禎二 様 111-0042 東京都台東区寿2-13-3 寿アパート2号 306号室

ワードを起動します。

 

白紙の文書を選択してクリックします。

開いたら、差し込み文書タブをクリック。

はがき印刷ボタンをクリックして、宛名面の作成をクリックします。

１．「はがき宛名面印刷ウィザード」を実行する。

 

次へボタンをクリック。

 

今回は年賀/暑中見舞いを選択して、次へボタンをクリックします。

宛名を印刷する向きを選びます。

ここでは、『縦書き」を選びます。

次へボタンをクリック。

 

HG正楷書体-PROを選びます。

宛名と差出人の番地の数字を漢字にしたいときはチェックを入れます。

最後に次へクリック

 

参照ボタンをクリックします。

住所録ファイルを選択します。

次へボタンをクリック。

完了ボタンをクリック。

 

選択してOKボタンをクリックする。

これで、

１．「はがき宛名面印刷ウィザード」を実行する。が完了です。

 

OKボタンをクリックすると住所録が読み込まれます。

上記のように、対応付が上手くできない場合は修正を行います。

 

２．項目とフィールドの対応を修正する。

エクセルの住所録の項目とワードの宛名面の項目（フィールド）が正しく対応していないと
レイアウトが崩れてしまうのでフィールドの対応を修正します。

差し込み文書タブの結果のプレビューボタンをクリックします。

宛名面の項目の配置が確認できる。

フィールドの対応ボタン（上記の矢印）のボタンをクリックします。

フィールドの対応画面が表示されるのでエクセルとワードの対応が
正しくなっているかを確認します。

ここで+は、「姓」「名」ともに名前に対応づけしているのと、

住所２が会社名になっています。

修正するのは

「姓」「名」のどちらかの対応付を「対応なし」を選択する。

住所２が会社名になっているのを住所２に変更します。

OKボタンをクリックします。

上記のように

名前と住所が正しく修正されているかを書くにします。

次のレコードボタンをクリックしてすべての宛名が正しく表示されるか確認します。

３．フィールドを追加する。

宛名面にフィールドを追加することで、
初期状態の配置されていない住所録の項目を表示することができる。

ここでは宛名を連名の項目を追加してみます。
「差し込み文書」タブで「結果のプレビュー」ボタンをクリックして、
フィールドの配置を確認できるようにします。

「役職」の左側の何もない部分をクリックして、

差し込みフィールドの挿入ボタンをクリックします。

「連名」を選択します。

連名が追加されます。

必要に応じて『ホーム」タブの下揃えボタンをクリックして
『連名」の配置場所を整えます。

結果斧プレビューボタンをクリックして連名が正しい配置になっているか
確認します。

連名の「様」が表示されるように設定をします。

結果のプレビューボタンをクリックして様の後ろにカーソルを合わせて
Enterをクリックします。

ルールボタンをクリック

メニューから「If…Then…Else]を選択します。

 

ワードで年賀状を作成する仕組みを理解して、
使い慣れたら簡単なのだと思います。

本とかHPの説明を見ると難しそうに思うのですが、
一つ一つ行っていけばはがきを作成することができました。

今まで、はがきで年賀状を作成するのは、
一年の年末だけしかしていないので、ついついその場しのぎにしていました。

手順を整理して、みっちり頭に入れておきたいと思います。

 

この仕組を理解することで

年賀状以外のはがきも作成にも使うことができそうです。